شیوه‌نامه نحوه انجام مکاتبات دهیاری‌ها در راستای ساماندهی و نظام‌بخشی به مکاتبات دهياري‌ها (در چارچوب شرح وظايف مندرج در ضوابط و مقررات مربوط) با دستگاه‌ها و ساير سطوح اداري، نحوه انجام مکاتبات به‌شرح زير تعيين مي‌شود: ۱- در صورت نیاز به مکاتبه با هر یک از سازمان‌ها، نهادها و دستگاه‌های اجرايي، دهيار مي‌تواند با اداره مربوط در سطح بخش و در صورت نبود، با اداره ذي‌ربط در شهرستان يا استان مربوط مکاتبه نمايد. الف- چنانچه سازمان‌ها، نهادها و دستگاه‌های مورد مکاتبه بعد از گذشت یک ماه از تاریخ ثبت نامه در دبيرخانه مربوط، پاسخ لازم را ارائه ننمايند، دهيار مي‌تواند ضمن پيوست سوابق، با يک سطح بالاتر، مكاتبه و رونوشت نامه را براي سطح مديريتي پايين‌تر ارسال نمايد. ب- چنانچه هریک از سطوح مدیریتي بالاتر نيز پس از ۴۵ روز از تاريخ ثبت نامه در دبيرخانه، پاسخ لازم را ارائه ننمايند، دهيار ضمن پيوست سوابق مي‌تواند با سطح مديريتي بالاتر مکاتبه و رونوشت نامه را براي سطوح مديريتي پايين‌تر ارسال نمايد (اين فرآيند تا سطح ملي ادامه خواهد داشت). ۲– هریک از سطوح مختلف مدیریتي کشور در هر سطحي که باشند در صورت نياز مي‌توانند مستقيماً با دهياري‌ها مكاتبه نمايند. ۳- در مواقع بروز سوانح و حوادث غیر مترقبه، دهیاری مي‌تواند با قيد زمان، درمتن نامه اقدام يا بدون رعايت سلسله مراتب با سطوح بالاتر نيز مکاتبه نمايد. ۴- دهیاری موظف است کلیه مکاتبات عادي و محرمانه را ثبت، مراجعين را جهت پيگيري مکاتبات راهنمايي و نسخه‌اي از مكاتبات را در مكاني مناسب بايگاني نمايد. ۵- ضمن تاکید بر رعایت اصول نگارش و مکاتبات اداری؛ ضرورت دارد کليه مكاتبات دهياري اعم از عادي و محرمانه در سربرگ دهياري مربوط تهيه، داراي موضوع مشخص، شماره و تاريخ ثبت در دبيرخانه با عنوان كامل گيرنده، ممهور به مهر دهياري و امضاي شخص دهيار باشد. ۶- لازم است دهیاری رونوشتی از کليه مکاتبات انجام شده را به شوراي اسلامي روستا و بخشداري مربوط ارسال و در صورت پيگيري شخص حقيقي يا حقوقي مرتبط با موضوع، مراتب را به اطلاع وي برساند. |